1. Contexto e Desafio Inicial

A Tropicália Produções e Agenciamento Ltda buscava melhorar a eficiência operacional e estratégica de seus eventos. Embora fosse uma empresa com experiência no setor, enfrentava desafios críticos, como:

  • Alto custo operacional: Gastos elevados com logística, estrutura e equipe.
  • Baixa previsibilidade financeira: Falta de um planejamento estratégico claro para garantir previsibilidade no fluxo de caixa.
  • Execução desalinhada: Falhas na comunicação interna e nos processos de tomada de decisão, causando retrabalho.
  • Captação de clientes estagnada: Dependência de indicações e pouca presença digital, dificultando a aquisição de novos clientes.
  • Gestão de riscos ineficiente: Falta de um plano estruturado para lidar com imprevistos em eventos de grande porte.

Objetivo da Consultoria

Ao ser contratado, meu desafio foi reposicionar a Tropicália para torná-la uma empresa mais estruturada, previsível e lucrativa, garantindo uma execução eficiente e ampliando sua presença no mercado.

2. Diagnóstico Inicial e Identificação de Problemas

Realizamos uma análise detalhada dos principais indicadores de desempenho da empresa nos últimos 12 meses:

🔹 Taxa de retrabalho em eventos: 38%
🔹 Média de lucro por evento: 12%
🔹 Custo operacional médio por evento: 65% da receita
🔹 Satisfação do cliente (NPS – Net Promoter Score): 68 (Neutro, abaixo do ideal)
🔹 Número médio de eventos realizados/mês: 4 eventos
🔹 Conversão de propostas enviadas: 15%

Conclusão: A Tropicália estava operando com baixa eficiência, e boa parte do faturamento era perdido com custos desnecessários e retrabalho. O objetivo foi implementar um modelo de gestão estratégica, reduzindo custos e aumentando a previsibilidade dos projetos.

3. Estratégias Implementadas

Com base no diagnóstico, estruturamos um plano de ação em três fases:

Fase 1 – Reestruturação Operacional e Redução de Custos

– Mapeamento e otimização de processos → Identificamos pontos de desperdício, ajustamos contratos com fornecedores e otimizamos a logística.
– Padronização de fluxos internos → Criamos procedimentos operacionais padrão (POPs) para evitar falhas de comunicação.
– Negociação de fornecedores estratégicos → Redução média de 18% nos custos fixos de estruturação de eventos.
– Treinamento da equipe de produção → Criamos um método de execução mais eficiente, reduzindo o retrabalho em 28%.

Fase 2 – Estratégia Comercial e Posicionamento de Mercado

– Criação de propostas comerciais mais assertivas → Reformulamos o pitch de vendas e introduzimos pacotes mais atraentes para os clientes.
– Investimento em presença digital → Estruturamos campanhas de marketing digital e SEO, resultando em aumento de 37% no tráfego do site da empresa.
– Parcerias estratégicas → Firmamos colaborações com 3 novos espaços de eventos, garantindo maior previsibilidade de projetos.
– Redesenho da experiência do cliente → Implementamos pesquisas de satisfação e um sistema de feedback para ajustar serviços em tempo real.

Fase 3 – Implementação de Gestão de Riscos e Escalabilidade

– Desenvolvimento de um plano de contingência para eventos → Redução de impactos causados por fatores externos.
– Automação financeira e previsibilidade de receitas → Criamos um planejamento financeiro estruturado, garantindo fluxo de caixa saudável.
– Expansão para novos nichos → A empresa começou a atuar também em eventos corporativos, ampliando sua base de clientes em 22%.

4. Resultados Obtidos

Após 8 meses de implementação, os impactos foram visíveis e mensuráveis. Veja os principais indicadores antes e depois da consultoria:

 

5. Aprendizados Estratégicos

  • Padronização de processos reduz drasticamente o retrabalho.
  • Investir em relacionamento e presença digital gera previsibilidade comercial.
  • A gestão financeira bem estruturada garante crescimento saudável e escalável.
  • Um plano de contingência eficaz pode evitar crises em eventos.
  • O treinamento da equipe é um dos principais diferenciais para a qualidade dos eventos.

6. Conclusão e Impacto da Consultoria

A Tropicália Produções passou de um modelo operacional desorganizado e com baixa margem de lucro para um negócio estruturado, previsível e altamente lucrativo. Com a redução de custos operacionais e a melhoria no posicionamento de mercado, a empresa dobrou a conversão de clientes, aumentou a satisfação e se consolidou como referência em eventos corporativos e culturais.

Depoimento do Cliente
“Trata-se de um profissional com fortes características para o Gerenciamento de Projetos e Análises Estratégicas assertivas. Sempre assumiu totalmente seus compromissos e os executou dentro dos objetivos requeridos por nosso cliente e organização, superando os resultados iniciais pré-estabelecidos pela Empresa na formação da parceria com a Tropicália Produções e Agenciamento Ltda e seus respectivos clientes. A contratação da consultoria dele foi uma ótima decisão, recomendo sempre.”
Gabriel Oliveira – Diretor da Tropicália Produções

Se sua empresa também busca crescimento sustentável e previsível no setor de eventos, entre em contato e descubra como transformar sua operação com estratégias comprovadas!